Onbelaste reiskostenvergoeding verstrekken aan je werknemers - 4-Vision

Wanneer aan werknemers iets wordt verstrekt of vergoed, is het mogelijk dat deze worden belast tegen een tarief van 80% als eindheffing. Dit is het geval als de vrijeruimte van 1,2% van de loonsom is overschreden. Met betrekking tot reis- en verblijfkosten kunnen de reisbesluiten mogelijk oplossing bieden. Hierin zijn bedragen opgenomen die onder voorwaarden onbelast kunnen worden verstrekt.

Vrijgestelde reis- en verblijfskosten

In artikel 31a, lid 2, sub b Wet op de loonbelasting 1964 (hierna: Wet LB) worden de volgende vergoedingen en verstrekkingen vrijgesteld:

• tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, niet zijnde een tijdelijk verblijf als bedoeld in onderdeel e;
• alsmede maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter.

Men kan hierbij denken aan (hotel)overnachtingen, lunches en diners tijdens dienstreizen.

Op grond van artikel 31a, tweede lid, onderdeel b, van de Wet op de loonbelasting 1964 juncto het besluit van 17 december 2014, BLKB2014/1894M (paragraaf 3.3.1), mag een werkgever bepaalde vergoeding aanwijzen als gericht vrijgestelde eindheffingsbestanddelen. Indien de werkgever meer vergoedt, dient dit wel tot het loon te worden gerekend of kan de werkgever het aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. Wanneer het als eindheffingsbestanddeel wordt aangewezen is het mogelijk om het Reisbesluit binnenland en het Reisbesluit buitenland toe te passen door een werkgever op zijn werknemers. Dan wordt dat bedrag namelijk vrijgesteld. Dit is alleen het geval als de werknemers zich in dezelfde situatie als ambtenaren op dienstreis verkeren. De vergoedingen kunnen dan onbelast worden vergoed tot de hoogte in betreffende reisbesluiten.

Reisbesluit binnenland

Op grond van de Reisregeling binnenland kunnen de volgende bedragen per dag worden verstrekt:[1]

• voor ieder vol etmaal dat de dienstreis duurt een bedrag van EUR 4,95 voor kleine uitgaven overdag (dagcomponent) alsmede een bedrag van EUR 14,75 voor kleine uitgaven ‘s-avonds (avondcomponent);
• EUR 15,27 voor een lunch (lunchcomponent);
• EUR 23,11 voor een avondmaaltijd (dinercomponent);
• EUR 101,79 voor logies (logiescomponent);
• EUR 9,94 voor een ontbijt (ontbijtcomponent).

Reisbesluit buitenland

Het Reisbesluit buitenland is anders ingestoken van reisbesluit binnenland. In het Reisbesluit buitenland worden namelijk percentages genoemd als vergoeding, deze worden weer gekoppeld aan bedragen afhankelijk van het land waar de dienstreis heengaat.

Op grond van de reisregeling binnenland kunnen de volgende percentages per dag worden verstrekt:[2]

• een vergoeding voor kleine uitgaven (urencomponent) ter grootte van 1,5 procent van het bedrag voor overige kosten opgenomen in de in het eerste lid bedoelde tarieflijst, voor ieder uur dat de dienstreis duurt;
• een vergoeding van de werkelijk gemaakte logieskosten (logiescomponent) tot maximaal per overnachting het daarvoor opgenomen bedrag in de in het eerste lid bedoelde tarieflijst, met dien verstande dat indien niet een bewijsstuk kan worden overgelegd waaruit blijkt dat logieskosten zijn gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid een bedrag wordt vergoed van EUR 11,34 per overnachting tot een maximum van vier overnachtingen per dienstreis;
• een ontbijtvergoeding ter grootte van 12 procent van het bedrag voor overige kosten, opgenomen in de in het eerste lid bedoelde tarieflijst voor iedere periode van 6.00 uur tot 8.00 uur die binnen de dienstreis valt;
• een lunchvergoeding (lunchcomponent) ter grootte van 20 procent van het bedrag voor overige kosten, opgenomen in de in het eerste lid bedoelde tarieflijst, voor iedere periode van 12.00 uur tot 14.00 uur die binnen de dienstreis valt;
• een dinervergoeding (dinercomponent) ter grootte van 32 procent van het bedrag voor overige kosten, opgenomen in de in het eerste lid, bedoelde tarieflijst voor iedere periode van 18.00 tot 21.00 uur die binnen de dienstreis valt.

Er is een uitzondering op bovenstaande vergoedingen. Indien de werkgever de kosten van een overnachting niet aannemelijk kan maken, kan volgens het reisbesluit een vergoeding ad EUR 11,34 worden verstrekt. Deze vergoeding is niet gericht vrijgesteld wanneer de werkgever dat verstrekt en dus belast.

Voorbeeld vergoeding buitenland

De werknemer gaat op dienstreis naar België. De reis en het verblijf duurt in totaal 24 uur. Daar geldt voor alle steden een maximumbedrag logies van EUR 183 en bedrag overige kosten EUR 122.

 Dan kan een onbelaste reiskostenvergoeding worden verstrekt van:

• een vergoeding voor kleine uitgaven: EUR 122 x 1,5% = EUR 1,83 x 24 uur = EUR 43,92
• een vergoeding voor de logieskosten: EUR 183
• ontbijtvergoeding: EUR 122 x 12% = EUR 14,64
• lunchvergoeding: EUR 122 x 20% = EUR 24,40
• dinervergoeding: EUR 122 x 32% = EUR 39,04

In totaal kan dan EUR 305 per dag onbelast worden verstrekt. Er rekening mee gehouden dat de vergoeding kleine uitgaven van 24 uur binnen 1 dag vallen.

Afstemmen met de Belastingdienst

Desondanks het niet noodzakelijk is, is het raadzaam om de reisvergoeding met de Belastingdienst af te stemmen. Op die manier kunnen discussies worden voorkomen, bijvoorbeeld bevindt de werknemer zich wel in dezelfde situatie als een ambtenaar op dienstreis. Ook zijn sommige landen niet op de Reisregeling buitenland opgenomen, daarbij dient altijd vooraf een vergoeding te worden afgestemd of alle bonnetjes en facturen dienen goed te worden bewaard. Op die manier wordt zekerheid vooraf verkregen en kan een eventuele eindheffing van 80% loonbelasting worden voorkomen.

[1] Regeling van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 20 december 2017, nr. 2017-0000655415 tot wijziging van enige wetten, besluiten en regelingen in verband met de jaarlijkse aanpassingen van bedragen aan de prijsontwikkeling van de in die wetten, besluiten en regelingen genoemde bedragen voor 2018

[2] Regeling van de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 16 september 2010, nr. 2010-0000602210, tot aanpassing van ministeriële regelingen op het terrein van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in verband met de nieuwe staatsrechtelijke positie van Bonaire, Sint Eustatius en Saba als openbaar lichaam binnen Nederland (Aanpassingsregeling BES BZK)