Robotic accounting, scan en herken, UBL, digitaal factureren; de ontwikkelingen gaan snel. De vraag is; wat betekent dit voor u? Hoe pakt u de digitalisering van administratieve processen aan en wat levert dit u op? Uit onderzoek is gebleken dat het handmatig verwerken van een inkoopfactuur ongeveer EUR 20 per factuur kost, bij digitale verwerking bedragen de kosten ongeveer EUR 6 per factuur. Bij 1.000 facturen per jaar bedraagt de besparing dus al EUR 14.000.
Nu denkt u misschien: “Dat klinkt leuk, maar de boekhouder werkt hier al jaren en daar willen we geen afscheid van nemen. Zijn salariskosten blijven gewoon doorlopen, dus er is geen sprake van een besparing van EUR 14.000.” Oké, mee eens, maar door het digitaliseren van de werkzaamheden ontstaat er tijd voor de boekhouder om zich te richten op zaken die geld opleveren in plaats van geld kosten. Voorbeelden hiervan zijn actief debiteurenbeheer, marge en kostenanalyses, contractbeheer en natuurlijk wat vaker koffie halen voor het hele kantoor. Nog belangrijker is dat wanneer de administratieve processen zijn gedigitaliseerd, realtime inzicht ontstaat die altijd en overal beschikbaar is middels dashboards. Voor een voorbeeld hiervan klik hier.
Aanbieders van software die de administratieve processen ondersteunen schieten als paddenstoelen uit de grond. Het mooie is dat tegenwoordig vrijwel alle systemen aan elkaar te koppelen zijn en u voor de verwerking van uw inkoopfacturen een ander pakket kunt kiezen dan voor het verzenden van uw verkoopfacturen. Per onderdeel van uw proces kunt u dus de software kiezen die het beste bij uw onderneming past. Hoe pakt u deze selectie aan? Volg daarvoor de volgende vijf stappen.
Stap 1 Wat moet het allemaal kunnen?
Inventariseer wat de systemen allemaal moeten kunnen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgende vragen:
- Moeten de inkoopfacturen digitaal worden geautoriseerd of is alleen inboeken voldoende?
- Dient het administratiepakket een automatische koppeling met een webshop te ondersteunen?
- Is urenregistratie noodzakelijk?
- Hoe moet de verlofregistratie worden ingeregeld?
- Wilt u dat een systeem alleen herinneringen aan debiteuren verstuurd als u daar zelf opdracht voor heeft geven of mag dit ook geautomatiseerd worden?
- Wilt u kunnen beschikken over een cashflow prognose?
Doe de inventaris grondig, anders blijkt mogelijk achteraf dat de gekozen software niet voldoet.
Stap 2 De pakketselectie
Selecteer de pakketten die aan uw gestelde eisen voldoen. Bij de meeste pakketten kunt u een gratis demo aanvragen, doe dit! De website en verkoopmaterialen zijn natuurlijk altijd in orde, maar een werkende demo omgeving geeft vaak een beter beeld van de werkelijkheid. Vergelijk de kosten van de verschillende pakketten. Deze verschillen vaak sterk, let hierbij ook op “verborgen” kosten. Bij veel systemen moet u bijvoorbeeld meer betalen voor extra gebruikers. Andere belangrijke punten bij de selectie zijn op welke wijze de leveranciers de beveiliging hebben geregeld en of u de data makkelijk uit het systeem kunt halen als u wilt overstappen naar een ander systeem. Bij een systeem wat de verwerking van inkoopfacturen digitaliseert, wilt u niet nadat u van het systeem gebruik gemaakt hebt nog jaren aan de licentiekosten vastzitten, om aan de bewaarplicht van de belastingdienst te kunnen voldoen.
Stap 3 Wat moet u er allemaal uit kunnen halen?
Een belangrijk onderdeel wat vaak vergeten wordt, is de beantwoording van de vraag: Wat is voor mij uiteindelijk de belangrijkste stuurinformatie? Dit is namelijk de basis voor het inrichten van de systemen. Wilt u bijvoorbeeld kunnen rapporteren op marge per productgroep, dan moet de financiële administratie wel zodanig worden ingericht zodat dit in de rapportage software kan worden weergeven.
Stap 4 De implementatie
Dit lijkt misschien het meeste werk. U kunt u afvragen waarom we daar niet gelijk over begonnen zijn. Dat komt omdat wij denken dat de implementatie dankzij een goede voorbereiding vrij eenvoudig is. De implementatie bestaat waar nodig uit het overzetten van data uit de oude naar de nieuwe systemen.
Het belangrijkste onderdeel van de implementatie is de training en instructies aan de mensen die er mee dienen te gaan werken. Nieuwe systemen betekenen voor mensen een verandering, niet iedereen verwerkt dat even makkelijk. Mensen zijn vaak toch nog een stuk creatiever dan computers en wensen ze deze niet te gebruiken, dan vinden ze wel een weg om het systeem heen. Daar zit u dan met tienduizenden euro’s aan verwachte besparingen en de meest geavanceerde systemen, maar niemand die het gebruikt. Het is dus van belang hier voldoende aandacht aan te besteden. Denk hierbij ook aan het informeren van uw leverancier en dat deze voortaan facturen, liefst in UBL, aanleveren. Daarover in een later nieuwsitem meer.
Stap 5 onderhoud
Blijf kritisch kijken waar nog verder efficiency slagen gemaakt kunnen worden en of de gekozen tooling nog het beste past.
En nu dan?
Ga aan de slag! Heeft u nog vragen, neem contact met ons op. Wij hebben veel ervaring bij MKB bedrijven in het digitaliseren van administratieve processen en het realiseren van realtime inzicht. Wij onderscheiden ons hierbij van andere partijen doordat we veel aandacht besteden aan een goede pakketselectie, training en instructies aan de gebruikers. Wij zijn volledig onafhankelijk van software leveranciers en ontvangen hier ook geen vergoedingen van. Daarnaast bieden we de mogelijkheid om de administratie aan ons uit te besteden. Wij werken in dat geval dagelijks uw administratie bij, dit kan de volledige administratie zijn of bijvoorbeeld alleen de verwerking van inkoopfacturen en bankmutaties.